Interview mit Matthias Bernold, Asset Manager bei der Allianz Suisse Immobilien AG

Der Austausch zwischen der Auftraggeberin und dem Vermietungsteam ist ein wichtiger Aspekt im Vermarktungsprozess. Dabei kommt der Kommunikation und der Transparenz eine tragende Rolle zu. In welcher Regelmässigkeit und in welcher Form macht ein Austausch Sinn?  Gibt es auch zu viel Austausch? Wie sieht das optimale Reporting aus? Ein Gespräch mit Matthias Bernold, Asset Manager bei der Allianz Suisse Immobilien AG, geführt von Fabio Santurbano, Teamleiter Vermarktung H&B.

Wie fest möchtest Du als Auftraggeber in die Vermietungsaktivitäten integriert werden?

Das Ziel der Vermietungsaktivitäten ist immer die Vollvermietung. Die Erreichung dieses Ziels ist von Projekt zu Projekt unterschiedlich und erfordert einen auf das jeweilige Projekt abgestimmten Ressourceneinsatz. Das Involvement des Bauherrn ist besonders bei den strategischen Aspekten (Definition / Ansprache der Zielgruppen, Festlegung Mietpreise, etc.) gefragt. Nach Abschluss der Vorbereitungsphase und mit dem Kick-off der Vermietung im engeren Sinne ist der Bauherr an einem stetigen Feedback zu den Vermarktungsanstrengungen interessiert. Der Fortschritt in der Vermietung und die Rückmeldungen aus dem Markt geben vor, ob und wie der eingeschlagene Weg anzupassen oder zu ergänzen ist. Der Vermarkter sollte idealerweise proaktiv Vorschläge unterbreiten, wie die gesetzten Ziele erreicht werden können. Das Asset Management wiederum sollte diese Vorschläge prüfen, mit dem intern gesteckten (finanziellen) Rahmen abgleichen und eine Entscheidung treffen.

Gibt es auch zu viel Austausch?

Der Austausch ist in jedem Falle von der Projektphase und -grösse sowie den involvierten Personen abhängig. Der Bauherr hat sicherlich ein Interesse daran, dass die Vermietungsaktivitäten innerhalb des gesteckten Rahmens möglichst autonom ablaufen. Operative Details sind für einen Asset Managern weniger von Interesse. Oftmals bietet es sich sogar an, dass bestimmte mit einer Liegenschaft verbundene Fragestellungen direkt mit betrieblich involvierten Parteien (Bewirtschaftung, Hauswartung) geklärt werden.

In welcher Regelmässigkeit macht das Reporting für Euch als Auftraggeber Sinn?

Je nach Grösse eines Mandats hat der Bauherr bereits einen guten Überblick über die Vermarktungsanstrengungen. Die Frequenz eines Reportings sollte in Abhängigkeit zur Grösse und der Phase im Vermarktungsprozess gewählt werden und hängt von der Häufigkeit des anderweitigen Austauschs zwischen Vermarktung und Bauherr ab (Telefone, E-Mails, Jours fix).

Wie sieht für Dich als Auftraggeber das ideale Reporting aus?

Das ideale Reporting zeigt auf, welche Anstrengungen seitens Vermarkter vorgenommen werden und wie sich dies auf den Stand von Kontaktaufnahmen, Besichtigungen, Anmeldungen und Vertragsabschlüssen auswirkt. Daneben sollte im Reporting in einem Abgleich zum freigegebenen Budget aufgezeigt werden, welche Kosten bisher aufgelaufen sind. Zu guter Letzt sollten auch die Absagegründe von Interessenten dargestellt werden, damit das Gespann von Vermarktung und Bauherr gegebenenfalls geeignete Massnahmen zur besseren Marktansprache aufgleisen kann.

Was passiert bei Euch intern mit dem Reporting? Wird es für die Rapportierung nach «oben» im gleichen Format verwendet?

Das Reporting wird bei uns unter den Personen gestreut, welche direkt mit dem Vermarktungs- und Vermietungsprozess in Verbindung stehen. Weitere interne Entscheidungsträger werden in regelmässigen Abständen in anderer Form über einen Vermarktungs- und Vermietungsprozess informiert.

Gilt es bei der internen Durchsicht auch als Indikator für zusätzliche Massnahmen oder für die Massnahmenplanung? 

Ein Reporting zeigt den aktuellen Vermietungsstand auf. Es ist ein Pulsmesser, der mitunter für die Ableitung von neuen oder angepassten Massnahmen herangezogen wird.

An dieser Stelle möchte ich mich bei Matthias Bernold für das Gespräch bedanken.